山东公司烟威分公司档案管理经验谈：把握12个“关键点”，项目核心档案归档“顺理成章”

项目核心档案归档关键点展示

典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。

创业扩基，前轨可迹；古为今用，功同史册。

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有重要保存价值的历史记录，其中项目核心档案举足轻重、至关重要。档案从业人员自身做好了解、观察、探究、明晰，才能确保核心档案归档有条不紊、顺理成章。

项目核心档案归档应移交的资料范围有三大项目类型，分别是投资类项目、工程总承包类项目以及投资+工程总承包类项目，抓好过程12个“关键点”，核心档案归档便有理有据，有力有节。

12个“关键点”分别为中标通知书、总承包合同，工程概况，开工报告、施工许可证，竣工验收单，工程质量评估书，竣工图，项目结算单，竣工备案，信用资料、竣工外貌，科研资料，商标使用，最后一项为项目大事记。其中要明确的是，以上所有核心资料的保管期限为永久，同时，项目竣工验收6个月内要归档完毕。这12个“关键点”意义不同、重点不同，要求也不同。

一是关于中标通知书、总承包合同的要求，每项目只有一份原件，合同归档需要电子版合同及合同原件中关键页的扫描件。关键页包括体现合同额、建设范围、时间范围及签字盖章页，超过原合同额20%的重大变更协议等，内容必不可少。

二是工程概况简介中，核心档案中只存档一个有代表性、有特色的总工程量简介即可。

三是开工报告、施工许可证方面，开工报告中项目报审表必不可少，同时要有明确的开工时间、天数、法人授权签字及公章；施工许可证由建设单位存档原件，施工单位须留存施工许可证扫描件，复印件须加盖公章并注明经办人。

四是竣工验收单包括交工验收单、单位工程竣工验收单、单项工程竣工验收备案表等，这里要注意的是房建项目还需要有节能专项工程竣工验收备案表、消防验收单等。

五是工程质量评估书可以是监理、勘察、设计等机构，需要根据当地表格要求存档。

六是竣工图要包含设计说明、总平面图、标准层平面图，要注意，铁路、公路、综合管廊等市政项目不包含立面图。

七是项目结算单要在结算结束后，由合约部负责归档到档案部门，一般是竣工验收备案完成就可以移交资料到本级单位档案室，如项目因为特殊原因结算推后的，要写明直接责任人即项目经理的姓名、电话。         

八是在竣工备案过程中，按当地表格要求，施工单位留存原件，用于存档投标；如未存原件，则需要加盖当地档案馆公章，写明经办人，并做归档说明一并存档。

九是获省部级以上荣誉等信用资料、竣工后外观整体全貌照片要按序编号、描述内容，同时注明时间。

十是获省部级以上科研课题、工法、专利、优秀论文等科研资料要及时收集，存档原件。

十一是在项目实施过程中“中国建筑”，“CSCEC”等标识使用情况，要收集例如在设备、机械、外观等部位和场景的使用照片。

十二是项目大事记是记录项目重大节点和重要过程的必要资料，要实现文字、图像、影像“三合一”，这样才能真实还原项目从无到有的全过程。

总而言之，工程项目从立项、设计、施工、监理到验收，从无到有、从少至多的过程，文件资料千丝万缕、复杂繁多，善动脑、勤动手、有章法、无拖沓，档案管理工作便行之有效、立竿见影，最终必将顺理成章、瓜熟蒂落。（山东公司烟威分公司 行政综合管理 杨振国）